SLV med nytt og forbedret meldesystem ved mangel på legemidler: – En mye bedre og digital løsning

Hele 1300 meldinger om legemiddelmangel ble registrert hos Legemiddelverket i 2019. Nå har legemiddelmyndigheten digitalisert både innmelding og registrering av mangelmeldinger for å demme opp for den økte saksmengden de siste årene.

Inntil tre styrker a fem pakningsstørrelser kan meldes inn for hver legemiddelformulering i det nye meldeskjemaet. Det er også laget egne skjemaer for ny mangelsituasjon og for forlengelse av allerede innmeldt mangelsituasjon. MT-innehaver vil nå også få kvittering på e-post med oversikt over de innmeldte opplysningene.

– Et omfattende problem
– Vi har sett økende antall mangelsituasjoner over tid, og det har etter hvert blitt et omfattende problem. Frem til nå har disse mangelmeldingene fra innehaverne av markedsføringstillatelse (MT-innehavere) blitt gjort på en manuell måte: MT-innehaver fyller inn skjema og sender til oss på e-post. Disse åpnes manuelt av våre saksbehandlere, som kopierer informasjonen inn i excel-oversikten som ligger på våre nettsider, forteller Cathrine Klerck, lagleder for laget for legemiddelmangel i Legemiddelverket, til DM Pharma. 

– Ikke lenger brukervennlig
Klerck mener dette systemet fungerte utmerket når man begynte å loggføre pågående mangelsituasjoner, ettersom det da fortsatt var et lite antall legemiddelmangler.

– Fra 2016 og frem til i dag har det omtrent vært en dobling i antall meldte mangler årlig. Vi opplevde at det gamle systemet ikke lenger var brukervennlig, og vi er nå glade for å tilby en mye bedre og digital løsning.

Avventet publisering grunnet Covid-19
Hun forteller videre at Legemiddelverket har testet ut robotisering og automatisering på andre områder, og at erfaringer derfra har vært nyttige. 

– Vi har vært klare med det nye systemet en liten stund allerede, men da covid-19-pandemien kom, valgte vi å avvente lanseringen. Vi har hatt god dialog med Legemiddelindustrien (LMI) for å sjekke at brukerne, altså MT-innehaverne, har vært klare for å starte opp med det nye systemet. 

Legemiddelverket har brukt et av de norske legemiddelfirmaene til live-testing av det nye systemet i en periode, og Klerck forteller at det har vært viktig med feedback på flere områder.

– Hvordan forstår de rubrikkene som skal fylles inn? Hvordan fungerer det med oppdateringer av eksisterende mangelmeldinger? Hvordan ser kvitteringen ut som innmelder mottar på e-post?

Nytt system allerede i bruk
Til tross for at systemet offisielt ikke gikk live før tirsdag 5. mai, har det allerede blitt sendt inn ti mangelmeldinger gjennom den nye ordningen. Selv om det nye systemet over tid vil redusere behovet for manuell saksbehandling av mangelmeldinger, opplyser Klerck at laget vil ha beredskap klar i tiden fremover.

– Dette er også fordi vi blir nødt til å kjøre det gamle manuelle systemet parallelt frem til 1. juni. Så enkelte meldinger vil håndteres manuelt og legges inn i excel-oversikten av våre saksbehandlere, mens meldingene som kommer inn gjennom vårt nye meldesystem automatisk blir lagt inn i excel-oversikten av vår robot.